Где хранятся трудовые книжки

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Где хранится трудовая книжка работника? Таким вопросом чаще всего интересуются сотрудники частных кампаний, которые боятся того, что данный документ может быть утерян в отделе кадров предприятия.

Так вот, сразу же хочется сказать о том, что трудовые книжки хранятся у работодателя в течение всего периода профессиональной деятельности сотрудника. Находятся данные документы под особым контролем.

Поэтому для хранения трудовых книжек сотрудников в организации должен быть предусмотрен несгораемый сейф или металлический шкаф, который будет закрываться на ключ. Подробнее обо всем этом читайте ниже.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ “О трудовых книжках” от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост.

После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации.

В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Некоторые нюансы

Очень часто граждане задаются вопросом о том, можно ли получить трудовую лично в руки без увольнения с работы, если указанный документ необходим для назначения пенсии? Для ответа на указанный вопрос нужно обратиться к стат.

62 ТК. В этой норме четко прописано, что по письменному заявлению сотрудника, работодатель должен выдать последнему (не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи заявления) трудовую книжку в целях обязательного соц. страхования работника.

Таким образом, подчиненный вправе требовать выдачи трудовой, если это ему действительно необходимо. Ничего противозаконного здесь нет.

Краткая характеристика

Где хранится трудовая книжка работника по закону? Еще раз хотелось бы ответить на данный вопрос. Трудовая книжка хранится в отделе кадров организации работодателя по основному месту служебной деятельности сотрудника. Если, последний устраивается на другое предприятие по совместительству, то этот документ ему не потребуется. Таков порядок.

По желанию самого гражданина в трудовую книжку могут быть вписаны сведения о его профессиональной деятельности по совместительству. Хотя, согласно закону, это не является обязательным.

В настоящий момент времени трудовая является единственным документом, подтверждающим стаж профессиональной деятельности гражданина, который необходимо учитывать для назначения последнему пенсии.

В том случае, если она была утеряна работодателем, то организация обязана восстановить трудовую и внести в нее все сведения о служебной деятельности сотрудника.

Решением вопроса должен заниматься сам работодатель.

При увольнении

В случае прекращения служебных отношений с сотрудником работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в последний день работы подчиненного. В случае, если последний отсутствует по определенной причине на рабочем месте, то руководитель обязан направить ему уведомление о получении трудовой или о согласии на отправление этого документа почтой. Это нужно запомнить.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана сотруднику вместе с окончательным расчетом. Так положено по закону.

По письменному обращению сотрудника, который не получил трудовую, работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента обращения последнего. В противном случае работник может обратиться с жалобой в прокуратуру и даже в судебную инстанцию.

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

• на должностных лиц – предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
• на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица – штраф от тысячи до пяти;
• для организаций – только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.

27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое – от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет.

Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Дополнительная информация

Выдача трудовых книжек работникам осуществляется работодателем на основании действующего законодательства. Для этих целей в каждой организации существует специальный журнал. Он называется “Книга движения и учета трудовых книжек”. В день увольнения сотрудник обязан получить свою трудовую и расписаться в журнале.

Работодатели боятся ответственности за утерю или порчу трудовых книжек и поэтому относятся к их хранению с максимальной ответственностью. Именно поэтому документы должны находиться в сейфе или специальном металлическом шкафу. И всегда под контролем должностного лица.

Что планируется?

Законодатели уже давно рассматривают вопрос о введении электронных трудовых книжек в России. Сначала это планировалось сделать в 2021 году. Но в настоящее время в России все еще действуют бумажные трудовые книжки.

Минтруд также заявил о том, что нужно более детально изучить вопрос о переводе граждан нашей страны на электронные трудовые документы.

Потому что, по мнению многих специалистов, это позволит уменьшить количество пересылки бумажных документов.

Для информации

Выдать трудовую книжку работнику в отделе кадров организации обязаны в двух случаях:

• когда это необходимо сотруднику в целях социального страхования;
• при увольнении из учреждения.

Во всех остальных случаях сотрудник имеет право лишь на получение копии данного документа. Если сотрудник скончался, трудовую книжку может получить его супруга или другие родственники, но только под расписку.

Здесь же хотелось бы сказать еще о том, что работодатель должен приобретать трудовые книжки и вкладыши к ним только в специальных печатных центрах, а также следить за тем, чтобы они соответствовали государственным требованиям. Ведь на каждого молодого сотрудника организация самостоятельно заводит трудовую книжку, в которую вносит сведения о первом месте профессиональной деятельности гражданина. Последний не обязан приобретать ее самостоятельно.

В заключение

При увольнение работника запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа руководителя. Никаких сокращений в документе быть не должно. Иначе такая запись будет считаться недействительной. Многие специалисты по кадрам не знают этого и допускают существенные нарушения при заполнении трудовой.

Если гражданин устраивается на работу по совместительству, он не обязан предоставлять в данную организацию трудовую книжку. В данном случае достаточно будет копии с нее, которую можно взять в отделе кадров по основному месту служебной деятельности.

Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника, но только в случаях, предусмотренных законом.

Источник: https://FB.ru/article/458903/gde-hranitsya-trudovaya-knijka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost

Трудовая книжка где хранится

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

• О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
• О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа

Должностное лицо или предприниматель	от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицо	от 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицо	приостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

• Количество оформленных трудовых книжек;
• Перечень владельцев бланков;
• Реквизиты документов;
• Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Общие вопросы

Где хранится трудовая книжка работника, если он осуществляет служебную деятельность в коммерческой фирме? Ответ здесь будет достаточно прост.

После официального трудоустройства ответственность за хранение и ведение документа несет руководитель организации.

В том случае, если последний издает приказ и передает трудовые книжки на хранение специалисту отдела кадров, то уже этот специалист будет отвечать за их сохранность. Таков порядок.

Где должны храниться трудовые книжки работников? Разрешено ли сотруднику оставить документ у себя и не передавать руководителю фирмы? Ответы на данные вопросы содержатся в трудовом законодательстве. В соответствии с ТК, работодатель должен внести запись в трудовую книжку, если сотрудник работает на предприятии больше, чем пять дней.

Кроме того, указанный документ работник передает в отдел кадров при оформлении и сможет забрать под роспись при увольнении с предприятия, а также в случае, если трудовая требуется последнему в целях его социального обеспечения. Это нужно знать всем. Оставить трудовую книжку у себя можно только в случае, если человек работает неофициально. Потому что в этом случае оформление официальных документов не требуется.

В соответствии с утвержденными нормами законодательства, все трудовые книжки сотрудников должны находиться только в сейфе или в металлическом шкафу, который запирается на ключ. Если документы будут храниться в тумбочке в отделе кадров, то это будет являться серьезным нарушением.

Ответственность

Где хранятся трудовые книжки работников организации? По закону документы должны находиться в сейфе или металлическом шкафу, который обязательно закрывается на ключ. Если сотруднику требуется копия трудовой для получения кредита, то специалист по кадрам выдает такую копию и заверяет ее надлежащим образом (ставит свою подпись и печать).

Что ожидает виновного сотрудника в случае порчи или утери трудовой книжки сотрудника? В данном случае нужно обратиться к нормам административного законодательства. Согласно статьи 5.27 КОАП, за нарушение трудового законодательства предусмотрены следующие санкции:

• на должностных лиц — предупреждение или штраф в сумме от 1000 до 5 тысяч;
• на лиц, которые осуществляют деятельность без образования юридического лица — штраф от тысячи до пяти;
• для организаций — только штраф в сумме от 30 до 50 тысяч.

Тем не менее, если работодатель ранее уже нарушал нормы трудового законодательства, то штрафные санкции будет значительно выше. По части 2 статьи 5.

27 КоАП, штраф уже будет от 10 до 20 тысяч на должностное лицо, а на юридическое — от 50 до 70 тысяч. Также, может быть применена дисквалификация уполномоченного лица от года до трех лет.

Это нужно знать всем гражданам, чьи документы были утеряны работодателем.

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Источник: https://owenural.ru/trudovaya-knizhka-gde-hranitsya/

Как хранить трудовые книжки в организации?

Трудовая книжка – главный документ работающего человека, в нём отражена вся информация о периодах его трудоустройства, а также причины и условия приёма и увольнения. Правила ведения и хранения трудовых книжек строго регламентированы в законодательстве и подлежат чёткому выполнению. Нарушение представляет собой порчу материала и влечёт административные санкции.

Ключевым документом, регулирующим аспекты, связанные с трудовыми документами является шестьдесят шестая статья кодекса. В ней отражены базовые принципы, и именно на основании этого нормативного акта были изданы специальные правила.

Они включают в себя следующую информацию:

• условия хранения и ведения книг;
• инструкция по изготовлению бланков;
• порядок передачи новых книжек работодателям.

Постановлением министерства труда номер шестьдесят девять от 2003 года была издана инструкция. В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день.

Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации. В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Указание не распространяется на:

• работников-совместителей;
• работодателей – физических лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП.

На официальном сайте ведомства ГОСЗНАК представлен перечень организаций, уполномоченных продавать чистые бланки. Отказ в трудоустройстве по причине отсутствия бумаг – не законен. Наряду с этим не рекомендуется приобретение книг в обычных канцелярских магазинах, так как там нет гарантий подлинности.

К основной информации, которую вносить в документацию работодатель, относится:

1. Выполняемая работа – должность, специализация, подразделение предприятия.
2. Перевод с одного на другое место в рамках компании.
3. Особые заслуги – поощрения, награждения.
4. Сведения об условиях и причинах увольнения, обязательно указание статьи ТК РФ.

Сведения о нарушениях, в том числе выговор и замечание в документации не фиксируются. Исключение, если они являются основаниями для увольнения. Порядок ведения трудовой книжки важен не только для работодателя, но и для работника. Если по причине действий второго она будет испорчена, восстановление потребует сил, времени и дополнительных расходов.

Если в компании есть официальная печать, то при приёме человека на работу она ставится на титульную страницу. При отсутствии символического отображения компании подпись руководителя сопровождается записью о том, что печать не предусмотрена, такое допустимо для ИП.

Хранение и учёт

Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчётности, то её хранение регламентировано положениями привил.

В частности на предприятии обязательно ведение двух книг:

• приходно-расходной – в бухгалтерии;
• движения – в отделе кадров.

Если соответствующие отделения в компании отсутствуют, то управлением занимается непосредственно руководитель или владелец фирмы.

К обоим формам предъявляются требования, связанные с тем, что они:

• прошнуровываются;
• нумеруются;
• заверяются подписью руководителя;
• опломбировываются – скрепляются сургучной печатью.

В первой книге отражается информация о новой документации, с подробным указанием дат поступления и расхода, а также идентификационных данных бумаг. Во второй – фиксируются сведения о выдаче трудовых книг уволенным сотрудникам. Последнее действие обязательно сопровождается подписью самого работника о получении.

Ни в инструкции, ни в правилах не акцентировано в каких условиях осуществляется хранение журналов. В связи с этим целесообразно обратиться к положениям, связанным с общим документооборотом.

Трудовые книжки содержат персональные данные о сотрудниках, следовательно, недопустимо их размещение в местах, где присутствуют посторонние лица. Рекомендуется осуществлять хранение в сейфах или металлических шкафах, закрываемых на ключ. Доступ к бумагам строго ограничивается.

 Учёт трудовых книжек – одно из действий при проведении инвентаризации. Любое несовпадение в данных – повод для более тщательной проверки и даже внутреннего расследования.

За хранение и ведение отвечает конкретный уполномоченный работник. Становится он таковым после издания приказа руководителем о назначении. Как правило, обязанности возлагаются либо на бухгалтера, либо на специалиста из отдела кадров.

Сроки хранения

По общему правилу, трудовые книжки находятся на сохранности у работодателя в течение всего периода трудоустройства. Бумаги совместителей не предоставляются руководству компании. По письменному запросу сотрудник вправе запросить свой документ на короткое время, например, для предоставления в налоговую или иной государственный орган.

После издания приказа об увольнении документация выдаётся бывшему работнику вместе с расчётом.

Существует три основных варианта передачи:

• лично в руки;
• через доверенное лицо;
• отправка по почте с уведомлением о получении.

Первый вариант наиболее распространён. Привлечение доверенного лица, как правило, связано с нежеланием или невозможностью работника самостоятельно обратиться к работодателю.

Для такого способа необходимо оформление нотариально заверенного документа, в котором фигурирует информация о всех трёх сторонах: сотруднике, компании и доверенном человеке.

Использование третьего метода связано с аналогичными причинами, но требует расходов предприятия. Однако, по предварительному соглашению это допустимо.

Сложности возникают с умершими работниками, чьи трудовые книжки остались у работодателя. Согласно закону они выдаются близкому родственнику в заявительном порядке.

Если родня отказывается от получения или не проинформирована о необходимости, то трудовая книжка хранится у работодателя в течение семидесяти пяти лет.

 В инструкции по ведению трудовых книжек уточнено, что если работодатель нарушил нормы содержания материалов уволенных сотрудников, то его вправе привлечь к административной и гражданской ответственности. В связи с этим иногда в архиве фирмы могут сохраняться бумаги за несколько десятков лет.

Если сотрудник отказывается от получения своих документов, руководство компании составляет соответствующий акт и прикладывает к личному делу, тем самым обезопасив себя от административного штрафа за удержание.

Нововведения 2021 года

На уровне федеральных органов власти России на данный момент подготовлен проект, который пока не вступил в силу, связанный с корректировкой правил ведения трудовой документации.

К ключевым изменениям относятся:

1. Необходимость информировать сотрудника о записях в личную карточку. Он обязан поставить свою подпись в соответствующем документе.
2. Сведения об увольнении допустимо заверять подписью не только руководителя, но и уполномоченного работника отдела кадров.

На рассмотрении находится и законопроект о внедрении в оборот электронных книг, которые заменят бумажный вариант. Однако, до утверждения ещё далеко, так как требуется продумать множество нюансов.

 Стоит также учитывать, что внедрение электронной документации требует создания мощной платформы, сохраняющей конфиденциальность информации.

На текущий момент ряд передовых компаний наряду с книгами учёта внедряют онлайн-журнал, в который в том числе вносятся сведения относительно трудовых книжек и их движении.

Ни одно из нововведений ещё не вступило в силу, значит, работодателям стоит руководствоваться стандартными процедурами и правилами.

Ведение и хранение трудовых книжек чётко регламентируется в нормативных актах. Каждый работодатель обязан соблюдать инструкцию и правила.

Все меры направлены на то, чтобы важный персональный документ работника не был испорчен, а сведения о нём не попали к третьим лицам.

 Порча или утеря документации карается административной ответственностью, а также сотрудник вправе подать на компанию или конкретное уполномоченное лицо – гражданский иск.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/pravila-vedeniya-i-hraneniya

Как правильно хранить трудовые книжки

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Трудовые книжки в организации

Трудовые книжки в организации находятся в виде чистых бланков и вкладышей, а также в виде уже заполненных документов.

В первом варианте в соответствии с п. 42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» их хранят как бланки строгой отчетности. Учитываются они в расходно-приходной книге, то есть считаются материальными ценностями организации.

Заполненная трудовая книжка — документ, принадлежащий работнику. При оформлении сотрудника кадровик принимает ее на хранение, при увольнении — возвращает владельцу. Все это сопровождается соответствующими записями в книге учета движения трудовых книжек. Работодатель обязан не только сохранить их, но и не допустить разглашения личной информации сотрудников.

Источник: https://nataliplus-agency.com/kak-hranit-trudovye-knizhki-v-organizatsii/

Кадровику на заметку хранение трудовых книжек

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий официальную трудовую деятельность работника и ее продолжительность, проще говоря, стаж. Без нее не обойтись при поиске работы, или оформлении пенсии.

Кто отвечает, если потеряна трудовая книжка

Если потеряны чистые бланки, ответственному работнику грозит дисциплинарное взыскание. Кроме того, придется возместить предприятию стоимость материальных ценностей.

За сохранность трудовых книжек персонала отвечает руководитель организации и ответственный работник. Если этот важный документ потерян по вине работодателя, он обязан восстановить его за свой счет.

Хорошо, если трудовой стаж сотрудника непродолжительный, или это первое место работы. А если 10 или 20 лет плюс 5 или 10 предприятий, некоторые из которых уже закрылись? Придется посылать запросы и восстанавливать весь трудовой путь.

Еще «веселее», если утеряны трудовые книжки нескольких работников.

Если кадровик не отдал сотруднику трудовую книжку в день увольнения, и он не смог из-за этого устроиться на новое место работы, то работодателю придется компенсировать заработную плату за время вынужденного безделья.

Кроме того, нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек на предприятии влечет административную ответственность в виде административного предупреждения или штрафа. В соответствии со ст. 5.27 и 13.20 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» штраф составляет:

— для ответственных должностных лиц и предпринимателей — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Предпринимателям и юрлицам грозит и более суровое наказание — приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Где хранить трудовые книжки

Законодательство обязывает хранить трудовые книжки в металлических шкафах, сейфах и специально оборудованных для этого помещениях. Самый оптимальный вариант — купить офисный сейф для кадровой службы.

Современный рынок предлагает множество моделей разной вместимости и уровня защиты. Поэтому легко найти подходящую с учетом потребностей организации. Выбирайте сертифицированный взломостойкий или огневзломостойкий сейф. Второй вариант больше подходит для хранения трудовых книжек — такой сейф защит от злоумышленников и спасет документы при пожаре.

Какой тип замка на сейфе лучше

Во время работы часто приходится открывать и закрывать сейф, значит, нужен удобный замок. Как правило, на офисных сейфах устанавливают ключевые и кодовые механические или электронные замки. По надежности они почти не уступают друг другу, но вот удобство эксплуатации у них совершенно разное.

Первый вариант скажем так не самый удобный — ключ придется все время носить с собой, оставлять его в сейфе нельзя. Механический кодовый замок — самый неудачный вариант, поскольку набор кодовой комбинации — занятие непростое, щепетильное и занимает непозволительно много времени.

Оптимальное решение — электронный кодовый замок. Открывается он за считанные секунды. Продвинутые модели позволяют устанавливать и менять персональные коды для нескольких пользователей. Пригодятся и другие функции, например, аудит открытий и защита от подбора кода.

Правила хранения трудовых книжек и личных дел

В ней отражены сведения о процедуре заполнения материалов. Ведение трудовых книжек носит не просто рекомендательную форму, но и влечёт санкции в случае нарушения базовых норм.

Все правила и инструкции сохранились в неизменном виде с конца восьмидесятых годов прошлого века и являются актуальными на сегодняшний день. Сам документ представляет собой специальный бланк, состоящий из двадцати разворотов, пронумерованных. Каждый раздел несёт конкретную информацию и на всех страницах пропечатаны серия и номер документации.

В случае, если лимит страниц в материале исчерпан – добавляется вкладыш, к оформлению которого предъявляются аналогичные требования.

В соответствии с сорок четвёртым пунктом правил у работодателя всегда должен быть запас чистых трудовых книжек, а также вкладышей в них. Ведение материалов осуществляется в отношении всех сотрудников, официально трудоустроенных свыше пяти дней.

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

На них распространяются те же правила, что и на большие организации.Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек.

Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

1. специальная приходно-расходная книга;
2. журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация.

Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии.

Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения.Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.Если вы хотите узнать, как в 2021 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Читайте так же:  Станки-качалки виды, устройство, принцип работы

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

1. исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.
2. решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
3. охрана или охранная сигнализация;

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.Согласно

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ.

А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках». Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов.

Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п.

38, 39 Правил). Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Бланки имеют определенную степень защиты.

Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина.

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК). Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что

Как правильно организовать хранение трудовых книжек в организации и для чего нужен их строгий учет?

Это быстро и бесплатно!

Трудовая книжка на каждого сотрудника заводится единожды и должна регулярно продлеваться при ее полном заполнении посредством .

Компании, в которых был трудоустроен гражданин, могут прекратить свое действие и ликвидироваться, а вся их документация по работникам – утрачена.

Из трудовой книжки новый работодатель может получить сведения о сотрудника и причинах его увольнения с прошлых мест работы.

Во многом поэтому вопросам хранения трудовых книжек посвящены отдельные положения трудового законодательства. Форма и порядок ведения и трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателей должны устанавливаться федеральным органом исполнительной власти, который был назначен Правительством РФ. Это прописано в ст. 66 Трудового кодекса.

Такие правила были утверждены Постановлением Правительства №225 в 2003 году.

Согласно п. 43 указанных правил, трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, которые не были получены сотрудниками при увольнении или его родственниками после работника, должны храниться до востребования у работодателя.

В качестве работодателя может выступать организация или физическое лицо в статусе .

Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши.

Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии. Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

1. О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
2. О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано .

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Источник: https://gorizontgel.ru/kadroviku-na-zametku-hranenie-trudovyh-knizhek/

Трудовая книжка хранится по основному месту работы

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

• назначение ответственного лица;
• приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
• ведение соответствующего учета;
• определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

• специальная приходно-расходная книга;
• журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба.

Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников.

Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Читать еще:  Образец искового заявления о взыскании денежных средств

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения.

Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет.

По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2021 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами.

В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Читать еще:  Средне специальное образование как правильно написать

Источник: https://binbank-info.ru/trudovaja-knizhka-hranitsja-po-osnovnomu-mestu.html