+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Номенклатура дел скачать

Содержание

Номенклатура дел организации: образец

Номенклатура дел скачать

Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

Как выглядит типовой бланк

На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество томов;
  • срок хранения дела;
  • примечания.

Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

  1. Название организации.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Дата подписания.
  4. Таблица с перечнем дел.
  5. Подписи ответственных работников и руководителя.

Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

  • распределения дел по структурным подразделениям;
  • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
  • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Правила заполнения документа

Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

  1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
  2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
  3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

Рекомендации по заполнению бланка

Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

  1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
  2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
  3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
  4. Документ готовится в одном экземпляре.
  5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

Какие дела входят в номенклатуру

Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

  • приказы;
  • учредительные документы;
  • инструкции по отдельным должностям;
  • входящие бланки;
  • исходящие документы;
  • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

Номенклатура дел организации: функции, структура, порядок утверждения

Номенклатура дел скачать

Номенклатура дел организации – это документ для учета и систематизации дел, то есть единиц хранения архивных бумаг. В статье – подробно про составление номенклатуры, ее типовые образцы, а также полезные справочники по работе с документами.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки “Системы Главбух”.

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Понятие номенклатуры дел организации рассматривается в Правилах работы архивов организаций, которые одобрила Коллегия Росархива своим решением, датированным 6 февраля 2002 года.

В Правилах номенклатура дел организации определена как список наименований дел с указанием длительности хранения этих дел.

Причем под делом понимается единица хранения бумаг после того,  как они созданы или получены и выполнили свою функцию, то есть завершили движение в рамках документооборота организации.

В повседневной работе с кадровыми документами используйте эти справочники. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее в статье – подробно про типовую номенклатуру дел организации, в том числе бланки и образцы, которые можно скачать для использования в работе.

Другие справочники по работе с документами

Ознакомившись с типовой номенклатурой дел организации, посмотрите следующие памятки, они помогут работать с документами, в которых есть ошибки:

Кадровый документооборот – онлайн

При ведении типовой номенклатурой дел организации значительную часть документооборота и архива составляют кадровые бумаги. Такие документы подтверждают для каждого работника:

  • факт работы по найму,
  • профессиональный путь,
  • достижения и стаж.

Поэтому их составлению и заверению уделяется серьезное внимание. Ведь только правильно оформленные кадровые бланки имеют юридические последствия для работодателя и работника, а также принимаются во внимание государственными органами. Вот почему, чтобы не было проблем с документами, лучше формировать их автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически формирует личную карточку и другие обязательные кадровые документы в полном соответствии с требованиями Роструда. Вы сможете их скачать и распечатать в 3 клика. Попробуйте бесплатно:

Оформить личную карточку онлайн

Что важно знать о хранении документов

В деятельности любой фирмы или предпринимателя не обойтись без оформления документов, в числе которых:

  • кадровые формы;
  • договоры и соглашения с контрагентами;
  • первичка;
  • платежные и кассовые документы и т.д.

Большинство из этих бумаг подлежит более или менее длительному хранению – в зависимости от вида документа и его назначения. Установленную для каждой формы длительность хранения определяет Перечень из приказа Минкультуры, датированного 25 августа 2010 года № 558. К примеру, заполненные бланки об оплате труда следует сохранять в течение 75 лет.

В связи с возложенными на фирмы и предпринимателей обязанностями по сохранению бумаг, прежде всего кадровых и подтверждающих взаиморасчеты по налогам, бизнесменам приходится заниматься хранением документации. Основные принципы, как организовать эту работу, изложены в:

  • Основных положениях, которые одобрены коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.
  • Правилах организации хранения из приказа Минкультуры, датированного 31 марта 2015 года № 526;
  • Правилах работы архивов, одобренных решением Коллегии Росархива, датированным 6 февраля 2002 года.

Любой документ, изданный в организации или полученный извне, находится в процессе использования или исполнения, после чего передается в сохранение.

Из таких бумаг, выполнивших свою функцию, формируются дела – структурные единицы хранимого объема бумаг.

Чтобы вести учет дел и ориентироваться в их наличии и местонахождении, нужно завести номенклатуру дел организации образец которой приведен далее.

Номенклатура дел организации

Основная функция номенклатуры – систематизировать хранящиеся документы для того, чтобы было проще:

  • сдавать бумаги на хранение;
  • обращаться к ним в месте хранения;
  • передавать их в госархив.

Поэтому в номенклатуре дел организации образец которой приведен далее приводится строго определенная информация, которая помогает работать с хранящимися бумагами, выделенными в дела. Качественная номенклатура как основной систематизатор дел включает в себя, как минимум, следующую информацию:

  • систематизирующие индексы дел;
  • названия дел, приведенные в виде систематического перечня;
  • сроки хранения каждого дела.

Формировать дела для сохранности необходимых бумаг и заполнять номенклатуру дел организации необходимо с учетом аналогичных форм, заполненных в прошлые годы. Кроме того, при внесении сведений в этот систематизирующий бланк необходимо учитывать:

  • требования нормативных документов по хранению документации,
  • формулировки устава фирмы;
  • тест положения о подразделениях фирмы;
  • ее штатное расписание.

Типовая номенклатура дел организации

Нормативные акты по ведению архивов определяют три основных вида номенклатуры дел организации:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Под типовой номенклатурой дел организации понимается документ, подходящий для группы фирм с одинаковым характером бизнеса и сходной структурой. Например, типовая номенклатура дел организации подойдет для фирм без обособленных подразделений, ведущих деятельность в одной и той же отрасли. На сегодняшний день типовая номенклатура дел организации имеет статус нормативного документа.

Структура номенклатуры дел организации

Чтобы наглядно показать структуру номенклатуры дел организации, приведем бланк этого документа, который можно скачать по ссылке:

Как видно из приведенного шаблона, структура номенклатуры дел организации включает несколько обязательных граф.

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения.
  5. Примечание.

Индекс дела в структуре номенклатуры дел организации присваивается в зависимости от того, если ли в организации структурные подразделения и от того, сколько томов содержит соответствующее дело. При формировании индекса в нем арабскими цифрами кодируют информацию:

  • о структурном подразделении;
  • о номере дела в пределах соответствующего подразделения.

Пример 1

У ООО «Символ» есть головной офис в г. Москве и складское помещение в ближайшем Подмосковье. С целью архивирования документов головному офису присвоен цифровой код 01, а складскому помещению – цифровой код 02.

Предположим, что головной офис и склад формируют распорядительные документы – приказы, и делам, содержащим приказы, присваивается цифровой код 05. Тогда индексы дел с приказами в структуре номенклатуры дел организации «Символ» могут быть такими:

  • 01-05 – дело с приказами головного отделения;
  • 02-05 – дело с приказами складского подразделения.

К заголовкам в структуре номенклатуры дел организации также предъявляются единые требования. Прежде всего, заголовки должны ясно отражать, какие документы хранятся в каждом из дел. Чтобы выполнить это требование, необходимо отказаться от употребления в тексте заголовка:

  • неконкретных формулировок;
  • вводных слов;
  • сложных синтаксических оборотов.

Пример 2

Головной офис ООО «Символ» сдает на сохранение переписку с вышестоящей структурой. В таком случае заголовком дела, в котором предполагается хранить эту переписку, не могут быть слова «Общая переписка», так как это неконкретная формулировка.

Заголовки положено перечислять в зависимости от важности хранимых бумаг и с учетом их взаимосвязи. Следуя этому принципу, располагать заголовки дел нужно в следующем порядке:

  • организационно-распорядительные бумаги вышестоящих структур, в том числе постановления и приказы;
  • организационно-распорядительные бумаги руководителя;
  • плановые и отчетные формы.

В графу 3 итоговую информацию о количестве дел вносят в конце года. А графу 4, предназначенную для сроков хранения дел, заполняют в соответствии с нормативными документами РФ, регулирующими эти сроки.

Пример 3

ООО «Символ» архивирует личные дела персонала. При заполнении графы 4 в номенклатуре дел организации личные дела можно указать:

  • или одной строкой;
  • или двумя разными сроками – «Личные дела руководителей» и «Личные дела работников».

Примечания в графе 5 в структуре номенклатуры дел организации предназначены для дополнительных сведений о поступлении, перемещении и выбытии дел в течение года.

Пример номенклатуры дел организации

В качестве примера номенклатуры дел организации приведем фрагмент, включающий основную кадровую документацию, в том числе:

  • должностные инструкции;
  • Правила трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • приказы руководителя и т.д.

Этот пример номенклатуры дел организации приведен ниже, данную форму можно скачать по ссылке:

Как утвердить номенклатуру дел организации

Чтобы утвердить номенклатуру дел организации, ее надо согласовать с архивной службой, причем проводить такое согласование нужно не реже чем каждые пять лет. В промежуточные периоды документ нужно уточнять в конце каждого года.

Крайний срок, чтобы утвердить номенклатуру дел организации на предстоящий год – последний квартал текущего года.

Полномочиями на то, чтобы утвердить номенклатуру дел организации, наделен руководитель, который визирует документ.

Гриф об утверждении включает слово «Утверждаю», а также указание должности руководителя, его роспись с расшифровкой и дату заверения документа. Каждая новая номенклатура вводится в действие с 1-го января наступающего года. 

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2513-nomenklatura-del-organizatsii

Номенклатура дел

Номенклатура дел скачать

Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.

Понятие и назначение номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.

Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу.

Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно.

Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.

Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.

Образец составления номенклатуры дел

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Номенклатура дел организации образец и бланк

Бланк номенклатуры дел скачать в формате Word.

Номенклатура дел образец скачать, Word.

Бланк итоговой записи скачать.

Образец итоговой записи скачать в формате Word.

Источник: https://blankionline.ru/doc/nomenklatura-del.html

Составьте номенклатуру дел к началу года по образцам и подсказкам

Номенклатура дел скачать

Не прочитано

В декабре составьте номенклатуру дел на 2018 год, чтобы в январе не путаться с нумерацией документов и в сроках их хранения. Мы подготовили памятки и таблицы, чтобы упростить вам задачу. В статье есть образец, по которому вы составите систематизированный перечень документов и определите сроки их хранения.

Организуйте работу по созданию номенклатуры дел

На новый календарный год номенклатуру создавайте в последнем квартале. Когда в организации большая филиальная сеть, много отделов, начинайте это делать в октябре-ноябре. Если номенклатура дел уже существует, актуализируйте ее в декабре.

Привлекайте все отделы к разработке номенклатуры дел. Назначьте ответственный отдел или сотрудника за номенклатуру дел. Это может быть служба документационного обеспечения, архивариус или отдел кадров. Если итоговую номенклатуру дел будет оформлять кадровик, это не значит, что весь документ разрабатывает он.

Каждое подразделение составляет свои проекты номенклатуры дел на будущий год. Когда ранее уже работали над номенклатурой, то за основу берут предыдущую и дорабатывают ее.

Для этого проверяют, какие новые документы стали составлять в середине года, какие изменения в структуре компании повлияли на документооборот, что неактуально и нужно исключить из номенклатуры дел.

Организации – источники комплектования государственного архива согласовывают номенклатуру дел с архивным учреждением минимум раз в пять лет. Если структура организации изменилась, разрабатывают новую номенклатуру дел.

ВопросОтвет (Да/Нет)Пояснения
Составляете ли вы годовые разделы сводных описей дел документов постоянного и временного срока хранения?Если вы не составляете годовые разделы сводных описей, то номенклатура дел может быть в качестве такой описи
Количество папок с кадровыми документами меньше 10 штук?Проверьте шкафы и пересчитайте папки с кадровыми документами. При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать их
Передаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению?С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архив
У вас централизованное делопроизводство?Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ
 Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.

Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации. Чтобы упорядочить этот процесс, можно составить график, кто и когда представляет свою разработку.

Когда ответственный оформит сводную номенклатуру дел, созывайте заседание экспертной комиссии компании. В ее состав обязательно включите руководителя или заместителя кадровой службы.

После того как экспертная комиссия одобрит документ, руководитель организации утверждает номенклатуру дел в одном экземпляре. В структурные подразделения направьте выписки из их разделов, чтобы отделы использовали номенклатуру дел в работе.

Каждое подразделение хранит свою номенклатуру дел до замены новой (ст. 200б Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). 

Номенклатуру дел вводите в действие с 1 января (п. 3.2.5.5 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Номенклатуру за прошлый год используйте как основу для научно-технической обработки дел и подготовки к передаче в архив. Сам документ также сдавайте в архив и используйте как справочник о ранее заведенных делах.

Составьте раздел номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел для отдела кадров не попадает под понятие типовой или примерной (п. 3.2.5.2 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Это будет индивидуальная номенклатура для конкретной организации.

Перечень документов в номенклатуре дел в каждом отделе кадров будет различный. Чтобы составить свою номенклатуру, распределите документы на группы (скачайте образец здесь).

В такой последовательности и располагайте документы внутри номенклатуры дел.

Возьмите форму номенклатуры дел из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г. Начинайте заполнять ее с организационных документов: локального акта об отделе, должностных регламентов сотрудников, поручений руководителя, положении о защите персональных данных и т. д.

После того как напишете все документы каждой группы, определите сроки их хранения. Для этого используйте Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558). В основном вам понадобятся разделы 7 и 8 (таблица ниже). Для документов по личному составу сроки смотрите в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса и статье 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

В каких статьях перечня № 558 смотреть сроки хранения

ПодразделСтатьи Перечня № 558
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности561–587
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда588–601
7.3. Охрана труда602–647
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников648–695
8.2. Установление квалификации работников696–707
8.3. Повышение квалификации работников708–734
8.4. Награждение735–747

В Перечень № 558 Минкультуры внесло большую часть кадровых документов, но не все. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу. Ищите схожий документ не только в разделах 7 и 8.

Воспользуйтесь поиском по тексту Перечня № 558 в электронной форме.

Необходимо определить срок хранения договоров о материальной ответственности. В строке поиска наберите «материальн…», нажмите кнопку «найти» и выберите наиболее близкую статью для документа. Это статья 457, срок – пять лет. Примечание под цифрой 1 (после увольнения материально ответственного лица) перенесите в номенклатуру дел.

Заполните графы номенклатуры дел

В номенклатуре дел пять граф (образец ниже). Важно внести сведения правильно, чтобы вы пользовались этим документом, а не убрали его в стол.

Индекс дела (1) составляйте из цифрового обозначения отдела компании и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Например, 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела. Используйте арабские цифры.

Скачать и распечатать образец 

Количество дел заполняйте после окончания календарного года (3). Количество томов, частей отражайте арабскими цифрами. Информацию в четвертую графу вносите поэтапно.

Сначала указывайте срок хранения и отметку об ЭПК, если она есть в Перечне № 558 (4). Это означает, что часть документов можно отнести к постоянному сроку хранения. Далее пишите, чем установлен этот срок (номер статьи по Перечню № 558 или ст. 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ для документов по личному составу).

В пятую графу переносите примечания из Перечня № 558 (5). В течение всего срока действия номенклатуры дел проставляйте отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче в другую организацию для продолжения и др.

1. Актуализируйте номенклатуру дел ежегодно в IV квартале. Если ранее компания не составляла такой документ, утвердите его на следующий год.

2. Каждый отдел самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел по своему подразделению.

3. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу.  

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

С какого дня необходимо вводить в действие новую номенклатуру дел на следующий год:

Источник: https://e.kdelo.ru/603436

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел скачать

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита

Индекс

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Сроки хранения

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Примечания

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.