+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Срок хранения кадровых документов в организации

Содержание

Сроки хранения документов в 2019 году таблица

Срок хранения кадровых документов в организации

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

Документ и срок хранения
Бухгалтерский учет
  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года
Налоговый учет
  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ
  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль
  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет
  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

не менее 10 лет 
5 лет
  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov

Срок хранения кадровых документов в архиве организации

Срок хранения кадровых документов в организации

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет. Налоговый Кодекс говорит о хранении продолжительностью в 4 года. К ним относятся документы затрагивающее налоговый и бухгалтерский учет, подтверждающие доходы и расходы организации.

Первичная документация на предприятии должна хранится 5 лет. Отчеты по бухгалтерии и балансы непременно отправляются в спецархив. Вышеперечисленные документы до присоединения к бухгалтерским балансам должны храниться в специализированных местах под ключом (сейфах).

Разновидности кадровой документации

В процессе жизнедеятельности организации накапливаются документы, которые имеют влияние на организацию в большей или меньшей степени.

Некоторые создаются для решения определенной задачи, и становятся не нужными после ее решения. Другие значимы несколько лет. К другой группе относятся документы, которые не утрачивают свою уникальность.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

  1. Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т. д.
  2. Постоянные:
    • Приказы.
    • Штатное расписание.
    • Описи дел.
    • Акты об уничтожении.
    • Бухгалтерские отчеты.

Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. В законе прописано рациональное размещение сохранения документов, учета и их комплектования. В любой организации, коммерческой либо государственной, должен быть спецархив.

Приведем основные определения, приведенные в Федеральном законе.

Архивное дело – совокупность деятельности гос.органов, граждан, местного самоуправления в области хранения, учета и комплектования архивных документов.

Архивные документы – это носитель с зарегистрированной на нем информацией, с реквизитами для идентификации. Они подлежат определённому времени хранения, так как значимы для общества и государства. Совокупность подобных документов представляет из себя архивный фонд.

Архив – подразделение организации или отдельное учреждение, которое производите хранение и учет архивных документов.

Следует отметить, что создать спецархив довольно сложно и трудоемко. Граждане и предприятия создают их с целью хранения документов, которые накопились в процессе деятельности организации.

Основным моментов в данном законе является внедрение единых для всех правил организации учета, использования и хранения архивных документов.

В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.

На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.

Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.

У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).
На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет, руководителей – не уничтожаются.

Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.

Документы, входящие в личное дело

Внутренняя опись документов. Так как документы, находящиеся в личном деле обладают важностью, следует произвести внутреннюю опись документов. С заведением личного дела заводится внутренняя опись. По мере заполнения папки, соответственно заполняется и опись с нумерацией вкладываемых документов.

Это позволит упростить поиск нужного документа. Опись нумеруется отдельно от других документов. В случае создания наряда в архив, внутренняя опись составляется с включением личных дел.

  • Анкета, личный листок по учету кадров.
  • Резюме (или автобиография).
  • Копии документов об образовании.
  • Личные документы сотрудника.
  • Справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника.
  • Свидетельство о заключении брака.
  • Копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках, увольнении.
  • Обязательно подписанные с двух сторон: работником и работодателем.
  • Трудовой контракт.
  • Данные аттестаций.
  • Характеристики или рекомендательные письма с прошлого места работы.
  • План карьерного роста.

Основные виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

  • Управленческая документация.Это документы деятельность организации без которых, невозможна. К ним относятся планирование деятельности, обеспечение материально-техническое, решение административно-хозяйственных вопросов.
  • Бухгалтерская и налоговая документация.
  • Внешние первичные документы – это документы, поступающие в организацию и исходящие из нее. Например, товарные накладные и акты, упрощенно-передаточный документ. Они варьируются от направления хозяйственной деятельности предприятия.
  • Внутренние первичные документы – для внутреннего обращения, связанные с хозяйственной деятельностью организации и исчисление налогов. К ним относится учетная политика, планы счетов, учет основных средств, авансовые отчеты, акты сверок и т.д.
  • Документы банка – движение безналичных денежных средств на расчетном счете организации. К ним относятся платежные поручения, выписки из банка и т.д.
  • Кассовые документы – движение наличных денежных средств. К ним относятся ПКО, РКО, авансовые отчеты по выданным денежным средствам.
  • Отчетность в налоговую и бухгалтерский баланс, различные отчеты.
  • Документы по учету кадров и оплате труда.

К документам по учету кадров относится штатное расписание, тарифные сетки, трудовые книжки, трудовые договоры, организационная структура, ведомости по заработной плате, приказы по сотрудникам и т. д. Также свидетельства об аттестации работников, повышением квалификации, переобучением.

Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия. К таким документам можно отнести строительную и проектно-сметную.

Характеристика документов по сроку хранения

Документы с ограниченным периодом хранения:

  • ПКО/РКО.
  • Квартальные бухгалтерские отчеты.
  • Документы по ревизии.
  • Акты о взаимных расчетах между организациями.

Документы постоянного хранения:

  • Приказы по основному виду деятельности.
  • Годовые бухгалтерские балансы.
  • Годовые отчеты по налогам.
  • Документы о переоценке основ.фондов.
  • Связанные с векселями.

Хранения до минования надобности:

  • Приказы по сотрудникам.
  • О начисленных налогах.
  • Договоры страхования.
  • Расчетные счета сотрудников.

На документах проставляется отметка «ЭПК»

Хранения до замены новыми документами:

  • Бланки форм статистической отчетности в организациях.
  • Положения.
  • Инструкции.

Ответственность и штрафы

Согласно ФЗ «Об архивном деле РФ» за нарушение порядка хранения документации предусмотрена ответственность (уголовная, административная, гражданско-правовая). Под нее попадают руководители организации и задействованные в нарушении работники, в частности кадровые службы.

К нарушениям можно отнести:

  • Уничтожение документа раньше срока, если такое вообще было допустимо.
  • Потеря до срока хранения.
  • Хранение не в положенных местах (в ящике стола вместо сейфов для бухгалтерской документации).

Ответственность зависит от степени нарушения:

  1. Гражданско-правовая ответственность. При потере или по вине работника произошла порча документации, он должен возместить ущерб. Выражается в уплате штрафа или неустойки.
  2. Административная ответственность. Неправильное хранение документации или уничтожение неположенных документов.Предусмотрен штраф от 300 руб. до 500 руб. При неправильном оформлении бухгалтерской отчетности от 2000 руб. до 3000 руб. В случае непредставления первичной документации за 1 налоговый период – 10 000 руб., более 1 периода – 30 000 руб. Если вышесказанное послужило причиной снижения налоговой базы – 20% от неуплаченных налогов или более 40 000 руб.
  3. Уголовная ответственность. Умышленное уничтожение документов – накладывается штраф от 100 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.

Таким образом, в статье были рассмотрены вопросы, затрагивающие продолжительности хранения кадровых документов. Рассмотрели ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Из каких документов складывается личное дело работника. Узнали, какие документы следует хранить постоянно, а какие ограниченное количество времени. В случае нарушения данных сроков рассмотрели, какая ответственность возлагается на руководителя организация и какие штрафы накладываются.

Источник: https://homeurist.com/trud/kadr-uchet/srok-xraneniya.html

Кадровая документация: сколько и как хранить?

Срок хранения кадровых документов в организации

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.

Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Наименование документа Срок хранение 
Коллективные договорыдо ликвидации
Правила трудового распорядкадо ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельностидо ликвидации
Положения об аттестациидо ликвидации
Протоколы аттестационных комиссийпятнадцать лет
Положения о системах обучениядо ликвидации
Учётные журналы для трудовых книгпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документацияпятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельностидо ликвидации
Учётные журналы документовдо ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверенийпять лет
Учётные книги приказоввсё время хранения этих приказов
Штатные расписанияпять лет
Отпускные графикиодин год
Трудовые договорысемьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные местасемьдесят пять лет
Трудовые книгипятьдесят лет
Личные карточкисемьдесят пять лет
Анкетысемьдесят пять лет
Личные деласемьдесят пять лет
Приказы о переводахсемьдесят пять лет
Приказы об увольненияхсемьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Табели рабочего временисемьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственностипять лет
Графики сменпять лет
Списки персонала, занятого вредным трудомсемьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию)пятьдесят лет
Инструкции по безопасностивсё время
Положения о защите персональных данныхдо ликвидации

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

Ответственность за нарушения хранения документации

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  • для лиц, занимающих руководящие должности до 500 рублей;
  • для остальных работников до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  • лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  • юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet/srok-xraneniya-kadrovyx-dokumentov.html

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Срок хранения кадровых документов в организации

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранения

документов

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

б) работников

Постоянно

75 лет ЭПК*

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,

не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числе

временных работников)

75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

не принятых на работу

1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.